Kongre Yönetim Yazılımı

 

Mehmet Turan

Özgeçmiş

 

M. Sertaç Keleş

Özgeçmiş

 

Proje Teklifi

Yazılım Geliştirme Projesi

Bilgi Teknolojileri Sertifika Programı

İDEA: ODTÜ Sanal Kampüsü
  

 

Tarih
9 Nisan 2004

Amaç
Kongre yönetim yazılım programı Internet ortamı kullanılarak, yapılacak olan kongre öncesindeki tüm kongre içeriklerinin düzenlenmesi amacıyla tasarlanacaktır. Kongre katılımcıları tüm bilgi ve bildirilerini Internet üstünden gönderecek, bu bildiriler yine web ortamında değerlendirilip gerekli işlemler yapılacaktır. Bu sayede tüm döküman karışıklıkları, bilgi transferi sırasında yaşanacak olan bilgi kayıpları önlenecek, kongre kayıtları sırasında tüm bilgiler site üzerinde toplanarak kongre başlamadan tüm bu bilgiler hiç bir kayıp yaşamadan kongre yöneticisinin elinde olacak, ayrıca kaynak ve zaman tasarrufu da sağlanmış olacaktır.

Proje Tanımı

Tasarlanacak olan yazılım, web üzerinden kongre ile ilgili duyuruların gönderimini ve takibini, bildiri toplanmasını, bildirilerin hakemlere iletilmesini, değerlendirilmesini, sonuçların yazarlara duyurulmasını, kongre organizasyonu iş akışının belirlenmesini ve iş takibinin yapılmasını içermektedir. Bunun yanı sıra geliştirilecek olan bu yazılım sayesinde katılımcıların konaklama, ulaşım, transfer gibi bilgileri internet ortamında toplanacak, eğer ihtiyaç duyulursa web sitesi üzerinde çeşitli anketler, tartışma grupları vb. gibi uygulamalar kullanılacaktır.

Projenin Kapsamı

Bilimsel kongre ile ilgili genel bilgilerin bulunduğu, klasik anlamda statik bir web sitesi oluşturulacaktır. Katılımcılar için kongre, otel, havaalanı transfer gibi kayıtlar tutulacak, eğer gerekirse ödemeler kredi kartı ile otomatik olarak yapılabilecektir. Kongrede bildiri sunmak isteyenler yazar seçeneği ile öncelikle sisteme kayıt olurlar. Bildirisini, almış olduğu kullanıcı adı ve şifre sayesinde gönderen yazara, bildiri son gönderim tarihine kadar bildirisini değiştirme ve silme olanağı sağlanacaktır. Bildiri gönderildikten sonra yazarın e-posta adresine bir onay mesajı gönderilecektir. Bu mesajı onaylayan yazarın bildirisi değerlendirilmek üzere veri tabanında saklanacaktır. Gönderilen bildiriler, kongre yöneticisi tarafından belirlenen çeşitli kategorilere ayrılmış durumda olacaktır. Bu kategoriler doğrultusunda bildiriler önceden belirlenen hakemlere gönderilecektir. Hakemler bildirileri belirli bir skalaya göre değerlendireceklerdir. Kabul veya red edilen bildiriler program üzerinden izlenebilecektir. Sonuçlar, otomatik olarak oluşturulan mektuplar sayesinde yazarlara elektronik ortamda ve yazılı olarak iletilir. Aynı zamanda bildiri değerlendirme sonuçları yazarın kayıt olduğu kullanıcı adı ve şifresi kullanılarak web ortamında da yayınlanır. Kabul edilen bildiriler online olarak düzenleme komitesi tarafından kongre programına işlenir. Program, çakışma ve hatalı eşleşmeleri otomatik olarak kontrol eder ve kongre programını oluşturur. Program aynı zamanda bildirileri kongre kitabında basılacakları formatta hazırlar ve kitabın sonunda yer alacak yazar indeksini oluşturur. Ayrıca gerekirse kongrenin organizasyonu aşamasında gerçekleştirilecek tüm işler tasarlanacak bir arayüz aracılığı ile veri tabanına eklenecek, işlerin takibi, kimin sorumlu olduğu vb. bilgiler bu sayede takip edilebilinecektir.

Yöntemler, Yazılım Araçları ve Platform

Süreç modeli olarak çağlayan modeli benimsenmiştir. 

İşletim sistemi:  Windows

Sunucu: IDEA Sunucusu

Veritabanı sunucusu: MySQL

Programla dili: PHP

Önemli Kilometre Taşları

Kaba Proje Planı ve Uygulama Takvimi