Amaç:

      Veritabanı üzerinde Personel ve Öğrenci Takip Yazılımı (PERÖTAY), Orta Doğu Teknik Üniversitesi (ODTÜ), Sürekli Eğitim Merkezinin (SEM),  İnternete Dayalı Eğitim- Asenkron (İDE_A), Bilgisayar Teknolojileri Sertifika Programı (BTSP), Yazılım Geliştirme Projesi (YGP) dersi kapsamında geliştirilmektedir. Yazılımın 1 Temmuz 2000 tarihine kadar sunuma hazır prototipinin geliştirilmiş olması tasarlanmaktadır.

    Bu yazılım ile, okulumuzun 3500 ü bulan öğrecilerinin ve bu bağlamda eğitime katkıda bulunan tüm personelin;

1. Gerekli her tür bilgilerini güvenli bir veritabanında toplamak,

2. Toplanmış verilerden hareket ile ihtiyac duyulan her türlü bilgiye;
   a. Standart bir ara yüz ile ulaşılmasını sağlamak,
   b. Standart rapor çıktıları oluşturmak,
   c. Mevcut hizmetin kalite ve hızını arttırmak,

3. Gelen Ziyaretcilerin takibini yapmayı,                 
   amaçlanmaktadır.

    Bu konuda yapılmış mevcut yazılımlar incelendiğinde iki katagoride toplanmış oldukları görülmektedir.

1. Profosyenel yazılımlar,

2. Amatör yazılımlar.

    Birinci gruba giren yazılımlar, büyük yazılım firmalarınca, sağlam veritabanları üzerine oturtulmuş, gerek veri güvenliği, gerek kullanıcı arayüzü ve gerekse satış sonrası destek bakımından mükemmele yakın uygulamalar olup en büyük dezavantajları ise, büyük bedeller ile satılıyor olmasıdır.

    İkinci grup yazılımların veritabanı kalitesi, kullanıcı arayüzü ve satış sonrası desteklerindeki yetersizlikler en büyük handikaplarıdır.

    Okulumuzun spesifik yapısı ve piyasada benzerinin olmaması mevcut paket uygulamalara  müdahaleyi gerekli kılmaktadır ki, bu durumda yazılımın okulumuza özel tasarlanması gereği ayrı bir önem kazanmaktadır. Maddi imkansızlıklar ise,  uygulamanın kendi çalışanlarımız tarafından geliştirilmesi dışında, herhangi bir seçenek bırakmamaktadır.

    Sonuçta bu proje; her iki grubun dışında, kendisine özel bir uygulama olarak ortaya çıkmaktadır.

Proje Tanımı:

    Veritabanı üzerinde Personel ve Öğrenci Takip Yazılımı (PERÖTAY), okulumuzun 3500 ü bulan öğrecilerinin ve bu bağlamda eğitime katkıda bulunan tüm personelin;

1. Gerekli her tür bilgilerini güvenli bir veritabanında toplamak,

2. Toplanmış verilerden hareket ile ihtiyac duyulan her türlü bilgiye;
   a. Standart bir ara yüz ile ulaşılmasını sağlamak,
   b. Standart rapor çıktıları oluşturmak,
   c. Mevcut hizmetin kalite ve hızını arttırmak amacıyla tasarlanacaktır.

    Bu bağlamda (PERÖTAY), güçlü ve güvenli bir veri tabanı ile bu veri tabanına erişimi sağlayarak, gerekli sorgular ile standart raporların ortaya çıkartılmasını, mevcut değişikliklerin veritabanına sağlıklı bir şekilde işlenebilmesini sağlayacak ara yüzden oluşmaktadır.

    Okulumuzda yaklaşık 300 kadar akademik ve idari kadro olup, her sene 3500 civarında öğrenci 1 seneliğine mesleğe yönelik eğitim alarak mezun olmaktadır. 2002 yılından itibaren ise, öğrencilerin eğitim süresi, yasal değişiklik sonrasında 2 yıl olacak ve okulumuz bir Yüksek Okul statüsüne kavuşacaktır.

    Yoğun bir insan harektliliğinin olduğu oklulumuzda, personel ve öğrencilerin hertürlü idari işlemlerinin takip edilmesi, gerkli bilgilere ulaşım ve değerlendirme gibi işlemler, yoğun zaman ve iş gücü almakta, bu zaman ve iş gücü de eğitimin verimliliğini doğrudan etkilemektedir.

    Bilgisayar Destekli Eğitimin varlığından bahsedilebilmesi için, "okulun her alanında bilgisayar desteğinden faydalanıyor olması " şartı arandığına göre, bu işlemlerin bilgisayar ortamında otomasyona geçirilmesi, temel hedeflerinimzden birisi olup çıkmaktadır.
Proje Kapsamı:
    Yazılımın yukarıda anlatılan özelliklerine ek olarak:

• Hastaneye Sevk

• Katılış

• Özlük Dosyaları

• İlişik Kesme

• İzin

• Evlilik

• Doğum

• Disiplin

• Ceza

• Sosyal Moral Fonu

• Konut/Lojman

• Mahkeme

• Diger raporlar

• Ziyaretci takibi

İşlemleri, proje kapsamında tanımlanabilir.

Yöntemler, Yazılım Araçları ve Platform:

    Proje, evrimsel bir helezon süreç modeli kullanılarak geliştirilecektir. Yazılım Geliştirme Projesi Dersinde çeşitli aşamalarda tamamlanması istenilen çıktılar, helezon sürecinin birinci döngüsünü oluşturacaktır. Bu birinci çevrimde, analiz sırasında belirlenecek temel fonksiyonları yerine getiren ve daha sonra eklenmesi planlanan özelliklerin, ( gene analiz sırasında belirlenmiş, ancak helezon süreç modelinin daha sonraki döngülerinde gerçeleştirilmesi düşünülen özellikler) yazılımın temel tasarımında değişiklik gerekmeden eklenebileceği bir versiyonun geliştirilmesi hedeflenmektedir. Sürecin daha sonraki döngülerinde, bir taraftan yukarıda bahsedilen eklemeler yapılırken bir taraftan da kullanıcılardan alınacak geri besleme değerlendirilerek değişiklikler yapılabilecek ve yeni özellikler eklenebilecektir.

    Proje, nesneye yönelik olarak ve Unified Modeling Language (UML) metodolojisi kullanılarak geliştirilecektir.

    Yazılım, 32 bit Windows (Win32) ortamında kullanılmak üzere tasarlanmakta olup, veritabanı ve programlama dili seçimi, analiz aşamasında belirlenecektir.

Önemli Kilometre Taşları:

    Projenin temel kilometre taşları ve tarifi, dersin "Ders Materyali" sayfasında uygulanması istenilen zamanlama, içerik ve formatlara uygun olacaktır. Ders kapsamında belirlenecek olan zamanlarda istenilen belgeler hazırlanacaktır. Kısaca özetlersek, temel kilometre taşları: Proje Teklifi, Analiz, Tasarım, Gerçekleştirim, Test ve Sunum olarak sayılabilir. Sunum aşamasında yazılımın yardım sayfaları ve kullanıcı klavuzları da hazırlanmış olacaktır.

    Hazırlanması istenilen metodolojiler dışında, seçilen metodoloji ve araçlar gereği olarak üretilen belgeler ve uygulamanın kendisi de, bir önceki paragrafta sayılan aşamalarda verilmesi istenilen belgelere ek olarak verilecektir.

Kaba Proje ve Plan Uygulama Takvimi:

    Projenin kaba planı ve uygulama takvimi de "Ders Materyali" sayfasında uygulanması istenen zamanlamaya uygun olacaktır. Ancak şu aşamada belirlenmediği için "Gantt Chart"ı konulmamıştır.