Kütüphane Yönetim Sistemi (KYS)

Volkan Bayraktar, Ahmet Moldibi
Alparslan Mesri, Pınar Akkuş

Proje Teklifi

Yazılım Geliştirme Projesi

Bilgi Teknolojileri Sertifika Programı

İDEA: ODTÜ Sanal Kampüsü

Tarih

21.04.2015

Amaç

Günümüzde bilgi üretimi ve tüketiminin insanlık tarihinde hiç olmadığı kadar yoğun seviyelerde gerçekleştiği aşikardır. Bu aşamada verimli ve hızlı bir şekilde talep edilen bilgiye ulaşabilmek bir lüks olmaktan çıkıp zorunlu ihtiyaç haline gelmiştir. Kütüphaneler de bilginin paylaşımını sağlamayı amaçlayan kurumlardan birisi olarak günümüz bilgisayar teknolojisinden faydalanmakla bilgi erişimi ve paylaşımı süreçlerini hızlı ve verimli hale getirmek durumundadırlar.

Bu nedenlerle hedeflenen en temel amaç kütüphane kayıt sistemine kayıt yaptıran üye kullanıcılara belirlenen kullanım kriterlerini gözeterek barındırılan materyalleri sunmak, kütüphaneden ödünç alınmasını sağlamak, ayrıca kütüphanelerin sunduğu ve paylaştığı bu materyallerin hızlı, kontrollü ve verimli şekilde takibi ve adil kullanımını sağlamak, bunu yaparken de kütüphanedeki bütün süreçleri kontrol altında tutarak bilgisayar yazılımı aracılığıyla en iyi şekilde yönetmek beklenmektedir.

Proje Tanımı

Kütüphaneleri verimli şekilde yönetmek için döküman veya diğer barındırılacak materyalleri sunma, ödünç verme, veri tabanında kataloglama, süreli yayınların denetimi, ziyaretçi ve üyelere özel servislerin sunulması (belirli sürelerle trend kitaplara, yeni çıkanlara, kullanıcının ilgi alanına giren diğer materyallerle ilgili olarak kullanıcılara bilgilendirmeler yapılması vb. yollarla bütün kütüphane kullanıcılarının kütüphanenin sunduğu imkanlardan en verimli şekilde faydalanması sağlanacaktır.

Kütüphanenin işleyiş süreçlerinin yönetimi için yukarıda sayılan işlemlerin düzenlemesi ve takibi için yönetim araç ve modülleri sunulacaktır. Ziyaretçilerin kişisel işlemlerini yapabilecekleri kendilerine özel bir profil sayfası sağlanacaktır.

Projenin Kapsamı

Kütüphane Yönetim Sistemi (KYS) iki ana kısımdan oluşmaktadır:

• Yönetim
• Bilgi Erişim

KYS'yi oluşturan modüllerin bazıları yönetim fonksiyonlarını yerine getirirken, bazıları da bilgi erişimi fonksiyonlarını yerine getireceklerdir.

Sistemi oluşturacak modüllerin aşağıdaki gibi olması planlanmaktadır:

• Kataloglama
• Katalog Tarama
• Ödünç Verme
• Rezervasyon
• Üye İşlemleri
• Raporlama

KYS yazılımı web arayüzü üzerinden kullanılacaktır. Web arayüzü online katalog tarama fonksiyonunu ve üyelik işlemlerini içerecektir. Üye kullanıcılar için de ayrıca kişisel profil sayfasını barındıracaktır.

Projede “KYS yöneticisi” (admin olarak da adlandırılacaktır), “ziyaretçi” (henüz üye olmamış ya da üye olup sisteme giriş yapmamış kullanıcılar, “üye” (kütüphanenin bütün hizmetlerinden yararlanmak için kayıt olan kullanıcılar) ve kütüphane tarafından barındırılan “materyal”ler yer alacak temel unsurlardır.

Materyaller kitap başta olmak üzere, dvd, cd, doküman, süreli yayınlar vb. kategorileri içerecektir. Her materyalin ayrıca niteliklerini tanımlayan etiketler sistemde tanımlı olacaktır. Mesela Nazi Almanyası’nı konu alan bir kitap için: Ülkeler, Almanya, Tarih, Yakın Tarih, Savaş, İkinci Dünya Savaşı… gibi etiketler tanımlanarak kullanıcıların aradıkları içeriklere kategorik olarak ulaşabilmesi, ayrıca okunan, ödünç alınan materyallerin kategorilerine göre KYS yazılımı üyelerin ilgi alanlarına giren konuları belirleyerek üyenin kişisel tercihlerine göre özelleştirilmiş kitap, dvd vb materyal tavsiyelerini sistem tarafından otomatik olarak alabilmeleri sağlanacaktır.

KYS admini, kullanıcılara ve materyallere ait bilgilerin, katalogların güncellenmesi, yönetilmesi, materyallerin sunumu, ödünç verme - teslim alma sürelerini belirleyip takip edebilecektir. Kütüphanenin bütün sistemini yöneten sorumlu kullanıcıdır.

KYS'de kullanıcılara verilecek materyal limit/süre hakları değişken olarak belirlenebilir olacaktır. Bunun için sistemde üyelerin kullanım alışkanlıklarını değerlendirerek üyeleri puanlandıran bir algoritma hazırlanacaktır. Yeni üyelerin materyal limit/süre haklarının belirlenmesi belli bir süreye kadar default (varsayılan) bir sabit kat sayı çerçevesinde işlerken belli bir süreden sonra sistem, kullanıcıların ödünç materyal teslim etme davranışlarına göre algoritma uyarınca yeni limit/süre zamanları belirleyecektir. KYS yazılımı, zaman sınırlamalarına uyan üyelerini onlara avantajlı kullanımı imkanları sunarak ödüllendirirken, süre kısıtlarına uymayan üyelerini, çeşitli yollarla cezalandıracaktır. (Mesela; Üyelerin kitapları erken ya da geç teslim etmesine göre aylık 1 adet kitap ödünç alma kısıtının artırılmasına ya da azaltılmasına karar verilebilecektir.)

Günümüz kütüphaneciliğinin önemli kavramlarından birisi de online katalogdur. Online katalog kayıtlara web arayüzünden sorgulama yaparak kullanıcıların aradıklarını tek tek veya kategori bazında bulabilmesine imkan verecektir. Böylece ziyaretçiler kütüphane kataloğuna erişebilecek ama ayırtma, ödünç alma vb işlemler için üye kullanıcı olması gerekecektir.

Yöntemler, Yazılım Araçları ve Platform

Yazılım modüler, nesne tabanlı, genişletilebilir bir yapıda tasarlanarak gerçekleştirilecektir. Süreç modeli, platform ve kullanılacak yazılım araç ve teknolojileri aşağıdaki gibidir:

Önemli Kilometre Taşları

Kaba Proje Planı ve Uygulama Takvimi