Kütüphane Yönetim Sistemi (KYS)

Volkan Bayraktar, Ahmet Moldibi
Alparslan Mesri, Pınar Akkuş

Analiz Belgesi

Yazılım Geliştirme Projesi

Bilgi Teknolojileri Sertifika Programı

İDEA: ODTÜ Sanal Kampüsü

Tarih

05.05.2015

Öz

KYS projesinin sistem mimarisi ile isterler analizini ortaya koymak ve proje uygulama takvimini yapılan analiz doğrultusunda detaylandırmaktır.

Proje Tanımı

Kütüphaneleri verimli şekilde yönetmek için doküman veya diğer barındırılacak materyalleri sunma, daha önceden belirlenmiş kriterlere göre ödünç verme, veri tabanında kataloglama, ziyaretçi ve üyelere özel servislerin sunulması; belirli sürelerle trend kitaplara, yeni çıkanlara, kullanıcının ilgi alanına giren diğer materyallerle ilgili olarak kullanıcılara bilgilendirmeler yapılması gibi yollarla bütün kütüphane kullanıcılarının kütüphanenin sunduğu imkanlardan en verimli şekilde faydalanması sağlanacaktır.

Kütüphanenin işleyiş süreçlerinin yönetimi için yukarıda sayılan işlemlerin düzenlemesi ve takibi için yönetim araç ve modülleri sunulacaktır. Üye kullanıcılara kişisel işlemlerini yapabilecekleri kendilerine özel bir profil sayfası sağlanacaktır.

Kütüphane Yönetim Sistemi (KYS) iki ana kısımdan oluşmaktadır:

• Yönetim
• Bilgi Erişim

KYS'yi oluşturan modüllerin bazıları yönetim fonksiyonlarını yerine getirirken, bazıları da bilgi erişimi fonksiyonlarını yerine getireceklerdir.

Sistemi oluşturacak modüllerin aşağıdaki gibi olması planlanmaktadır:

• Kataloglama
• Katalog Tarama
• Ödünç Verme
• Rezervasyon
• Üye İşlemleri
• Raporlama

KYS yazılımı web arayüzü üzerinden kullanılacaktır. Web arayüzü online katalog tarama fonksiyonunu, rezerve etme ve üyelik işlemlerini içerecektir. Üye kullanıcılar için de ayrıca kişisel profil sayfasını barındıracaktır.

Projede “KYS yöneticisi” (admin olarak da adlandırılacaktır), “ziyaretçi” (henüz üye olmamış ya da üye olup sisteme giriş yapmamış kullanıcılar, “üye” (kütüphanenin bütün hizmetlerinden yararlanmak için kayıt olan kullanıcılar) ve kütüphane tarafından barındırılan “materyal”ler yer alacak temel unsurlardır.

Materyaller kitap başta olmak üzere, dvd, cd, doküman, süreli yayınlar vb. kategorileri içerecektir. Her materyalin ayrıca niteliklerini tanımlayan etiketler sistemde tanımlı olacaktır. Mesela Nazi Almanyası’nı konu alan bir kitap için: Ülkeler, Almanya, Tarih, Yakın Tarih, Savaş, İkinci Dünya Savaşı… gibi etiketler tanımlanarak kullanıcıların aradıkları içeriklere kategorik olarak ulaşabilmesi, ayrıca okunan, ödünç alınan materyallerin kategorilerine göre KYS yazılımı üyelerin ilgi alanlarına giren konuları belirleyerek üyenin kişisel tercihlerine göre özelleştirilmiş kitap, dvd vb materyal tavsiyelerini sistem tarafından otomatik olarak alabilmeleri sağlanacaktır.

KYS admini, kullanıcılara ve materyallere ait bilgilerin, katalogların güncellenmesi, yönetilmesi, materyallerin sunumu, ödünç verme - teslim alma sürelerini belirleyip takip edebilecektir. Kütüphanenin bütün sistemini yöneten yetkili kullanıcıdır.

KYS'de kullanıcılara verilecek materyal limit/süre hakları değişken olarak belirlenebilir olacaktır. Bunun için sistemde üyelerin kullanım alışkanlıklarını değerlendirerek üyeleri puanlandıran bir algoritma hazırlanacaktır. Yeni üyelerin materyal limit/süre haklarının belirlenmesi belli bir süreye kadar default (varsayılan) bir sabit kat sayı çerçevesinde işlerken belli bir süreden sonra sistem, kullanıcıların ödünç materyal teslim etme davranışlarına göre algoritma uyarınca yeni limit/süre zamanları belirleyecektir. KYS yazılımı, zaman sınırlamalarına uyan üyelerini onlara avantajlı kullanım imkanları sunarak ödüllendirirken, süre kısıtlarına uymayan üyelerini, çeşitli yollarla cezalandıracaktır. (Mesela; Üyelerin kitapları erken ya da geç teslim etmesine göre aylık 1 adet kitap ödünç alma kısıtının artırılmasına ya da azaltılmasına karar verilebilecektir.)

Günümüz kütüphaneciliğinin önemli kavramlarından birisi de online katalogdur. Online katalog, kayıtlara web arayüzünden sorgulama yaparak kullanıcıların aradıklarını tek tek veya kategori bazında bulabilmesine imkan verecektir. Böylece ziyaretçiler kütüphane kataloğuna erişebilecek ama ayırtma, ödünç alma işlemler için üye kullanıcı olması gerekecektir.

Sistem Mimarisi

Sistem için dışsal varlıklar kullanıcılar ve sistem yöneticisidir (yönetici de aslında bir kullanıcı olsa da yetkileri bakımından diğer kullanıcılardan ayrılır.

Sistemde kullanıcıların yapabileceğiı işlemler şu şekilde planlanmıştır:

• Katalog taraması yapmak (İsme, yıla, tür ve etiketlere göre).
• Katalogda bulduğu materyalleri kütüphaneden almak üzere rezerve edebilmek.
• Önceden üye olmuş ise kullanıcı adı ve şifre ile profil sayfasına giriş yapabilmek.
• Kullanıcı profil sayfasında kişisel bilgilerini güncelleyebilmek.
• Profil sayfasında kullanım istatistikleri ve sistemin kullanıcılara özel tavsiye listelerini takip edebilmek.
• Ödünç alma ve geri döndürme ile ilgili bilgilendirme mesajlarını takip edebilmek.

Sistemde yönetici yetkisi olan (admin) kullanıcıların yapabileceği işlemler:

• Kataloglama işlemleri gerçekleştirerek sisteme yeni materyal bilgileri girmek, çıkarmak ve bunlara ait bilgileri düzenlemek.
• Sisteme kayıt olan kullanıcıların kayıt taleplerinin onayını değerlendirmek.
• Sistemdeki ödül-ceza parametrelerini düzenlemek.
• Sistemle ilgili her türlü raporlama işlemini gerçekleştirmek.

Sistemin mimari yapısı ile ilgili diğer bazı noktalar:

• Girdi; kullanıcıdan alınacak her türlü üyelik bilgisi, sorgu anahtarlar kelimeleri vb.dir.
• Çıktı; kullanıcının talep etmiş olduğu katalog tarama sonuçları, materyal detayı gösterimleri, hata ve onay mesajlarıdır, ödünç alma-geri döndürme ve kullanım istatistikleridir.
• Tüm veriler Kütüphane Yönetim Sistemi (KYS) veritabanında tutulmaktadır.
• Kullanıcı ve sistem arasındaki veri iletişimi sistem tamamen tarayıcı (browser) tabanlı çalıştığı için tarayıcı üzerinden sağlanmaktadır.

Şekil 1 - Genel Durum Mimari Şeması

İsterler Analizi (Requirements Analysis)

Şekil 2 - Kullanım Örnekleri Şeması

Proje Planı ve Uygulama Takvimi

Kaynakça

Yararlanılan veya yararlanılacak kaynaklar daha sonra eklenecektir.