İÇİNDEKİLER
- Temel Kavramlar
- Mobil Uygulama
- Web Uygulaması
- Sistem Yöneticileri
- Resepsiyonist
- Halkla İlişkiler
- Acente
- Kurulum
- Mobil Uygulama Kurulumu
- Web Uygulaması Kurulumu
- Kullanım
- Mobil Uygulama
- Web Uygulaması
- Bakım
TEMEL KAVRAMLAR
Turizm sektörünün içerisinde konaklama hizmeti, bünyesinde birçok servisi de barındırır. Organizasyonu, odak noktası misafir memnuniyeti olmasından dolayı çok karmaşık bir süreçtir.
Tatil başlığı altında incelenebilecek olan, genelde tatil paketinin satın alınması ile başlayan bu sürecin ana bileşenleri acente, misafir ve otelden oluşur.
Mobil Otel Sistemi, bu organizasyonu kolaylaştırmak ve daha standart hale getirmek amacıyla, gelişen teknolojiler ile kullanımı özellikle son dönemlerde gittikçe artan ve çok daha büyük bir hızla artacağı düşünülen, akıllı telefonlardan yararlanmaktadır.
Mobil Otel Sistemi’nin temel işlevi, otel misafiri, acente ve otel yönetimi ya da otel yönetim programları ile iletişim zemini yaratmaktır. MOS Programı, web üzerinden ve mobil cihazlar üzerinden kullanılması amacıyla iki ayrı platformda, iki ayrı yazılımın birleşmesi ile oluşmuştur.
Bu sebeple sistem Web Uygulaması ve Mobil Uygulama başlıkları altında incelenecektir.
Mobil Uygulama
Akıllı telefonlar veya PDA cihazları aracılığı ile kullanılacak olan Mobil Uygulamanın tek kullanıcısı hizmet alan otel misafiridir.
Web Uygulaması
MOS servisi, ilk sürümünde Web Uygulaması üzerinden aşağıdaki yetki seviyeleri aracılığıyla kullanılır.
1) Sistem Yöneticisi
2) Resepsiyonist
3) Halkla İlişkiler Departmanı Kullanıcıları
4) Acente Kullanıcıları
KURULUM
Platform ve Minimum Gereksinimler
Proje .NET v3.5 platformunda çalışan C# programlama dili ile kodlanmıştır. Veritabanı olarak MSSQL 2008 kullanılmıştır.
Minimum Yazılımsal Gereksinimler (Sunucu) :
Minimum Donanımsal Gereksinimler (Sunucu):
Minimum Gereksinimler (Mobil Cihaz):
Mobil Uygulama Kurulumu
Mobil uygulamanın kurulum adımları aşağıda listelenmiştir.
1. Mobil cihazın otel içerisinde yayın yapan ağa wireless aracılığı ile bağlantı yapılır.
2. Otelin internet bağlantısı misafir tarafından ilk defa kullanıldığında, gateway aracılığıyla, özel bir sayfaya yönlendirme yapılır. Bu sayfada cihazın bir mobil cihaz olduğu algılanır ve MOS sisteminin yüklenmesi için de bir seçenek gösterilir. Bu bölümde dil seçenekleri yer almaktadır ve misafirin seçtiği dile göre program yüklenir.
3. Dil seçildikten sonra “MOS sistemi mobil uygulamasını yüklemek istiyor musunuz?” sorusuna cevap verilmesi ile yükleme başlar. Buradaki yükleme işlemi misafirin hemen hemen hiçbir müdahalesine gerek bırakmayacak şekilde tamamlanır, gerekli kısa yollar start menüsüne eklenir ve program otomatik olarak seçilen dilde açılır.
4. Yükleme bittikten sonra kurulumun yapılacağı yerin onaylanması ile kurulum tamamlanır.
Web Uygulaması Kurulumu
Web uygulaması, kullanıcının sistem yöneticisi şifresi verildikten sonra browserdan web adresi yoluyla server’a ulaşması ile kullanılır hale gelmektedir.
KULLANIM
MOBİL UYGULAMA
MOBİL UYGULAMA KULLANICISI (Otel Müşterisi)
Otel müşterisinin programdaki yetkileri, oda servisi siparişi vermek, arıza eksik bildirimi yapmak, hatırlatmaları almak ve cevaplamak, hazırlanmış anketleri doldurarak göndermek, gelen mesajları okumak, cevaplamak ve yönetmektir
|
|
Ana Sayfa
|
.
|
|
Arıza – Eksik Bildirimi Yapmak 1. Ana menüden [Arıza Eksik Bildirimi] butonundan giriş yapınız. 2. Karşınıza çıkan pencereye odanızda karşılaştığınız sorunu yazınız. 3. [Mesajı Gönder] tuşuna basarak, mesajınızı gönderebilirsiniz. |
|
|
Oda Servisi Siparişi vermek 1. Ana menüden [Oda Servisi] butonundan oda servisi menüsüne giriniz. 2. Ürün eklemek için [+Ekle] butonuna basınız. 3. Ürün listesinden istediğiniz ürünü seçiniz. 4. Seçtiğiniz ürün hakkında bilgi almak [Bilgi] butonundan yararlanabilirsiniz. 5. Ürünü seçtikten sonra [+ Listeme Ekle] butonu ile ekleyebilir, 6. [Sil –] butonu ile silebilirsiniz. 7. Ürünlerin birim fiyatlarını ürünlerin yanında, toplamını da aşağıda görebilirsiniz. Sipariş vermek için [Sipariş Ver] butonunu tıklayarak, onaylamanız gerekmektedir
|
|
|
Anket Doldurmak 1. Ana menüden [Anket Doldur] butonundan anket doldurma menüsüne giriniz. 2. Karşınıza çıkan sorulara istediğiniz cevapları veriniz. 3. [Cevapla] butonuna basınız.
|
Mesajları ve Hatırlatmaları Almak, Cevaplamak
1. Otel veya acente tarafından gönderilen hatırlatma mesajları otomatik olarak karşınıza gelecektir.
2. Aşağıda cevapları bulunan hatırlatmalara istediğiniz cevapları verdikten sonra, [Cevapla] butonuna basarak gönderebilirsiniz.
WEB UYGULAMASI
SİSTEM YÖNETİCİLERİ:
Sistem yöneticilerin temel görevi otel adı ve şifresi ile sisteme ilk girişi yapmaktır. Programın ilk versiyonunda, roller ve kullanıcılar çok belirgin ve kısıtlı sayıda olmasından dolayı, kullanıcılar ve şifreleri önceden tanımlanmış halde gelmektedir. Bu sebeple sistem yöneticisinin kullanıcıları yönetmesine ihtiyaç duyulmamıştır.
RESEPSİYONİST
Resepsiyonist, iletişimin genelini bünyesinde toplar ve bazı yönlendirmeleri yapar. Arıza-Eksik Bildirimleri, Oda servisi istekleri gibi mobil kullanıcı merkezli iletişimin, problemi çözecek birim ile arasındaki köprüdür. Bu iletişim sözlü ya da direk çıktı olarak, teknik servis, oda servisi departmanı vb. birimlerin yazıcılarına gönderilebilir. Bunların yanı sıra hatırlatmaların girilmesi ve bu hatırlatmaların cevaplı olanlarının cevaplarına göre koordinasyonu sağlaması da gerekmektedir. Resepsiyonist’in bir diğer işlevi de, mobil kullanıcısının programı kurması ile otomatik olarak bilgilendirildiğinde, oda numarası bilgisinden yola çıkarak, kişinin diğer bilgilerini de yönetim paneline girilmesidir.
Resepsiyonist kullanıcısının sisteme girişi:
1. Browser’a size verilen web adresini giriniz.
2. Kullanıcı Adı bölümüne resepsiyon yazın.
3. Şifre bölümüne sistem yöneticinizin verdiği şifreyi girin.
4. [Giriş] butonuna tıklayın.
Mobil Kullanıcı Eklenmesi ve Yönetilmesi:
1. Programı yükleyerek sisteme giriş yapan mobil kullanıcısının oda numarası anlık olarak çalışma ekranınızda yeni bir tablo olarak belirir.
2. Sadece oda numarası ve dil seçeneği bilgisini barındıran bu tabloya [Seç] butonu ile erişip misafir kayıtlarından diğer bilgilerini güncelleyiniz.
Not: Mobil kullanıcı bilgi güncelleme işlemini dilediğiniz her an yapabilirsiniz. ( Kullanıcının ana kimliği olmasından dolayı oda numarasını, misafirin tercihi olmasından dolayı dil seçeneğini değiştiremezsiniz.)
Hatırlatma Girişlerinin yapılması
1. Yönetim panelinden [Mesajlar] seçeneğini tıklayınız.
2. Mesajlar bölümünden [Giden Mesaj] sayfasına giriniz.
3. Çıkan ekrandaki pencereye mesajınızı giriniz.
4. Gönderim yapacağınız kişilerin oda numaralarını girebilir ya da gruplandırdığınız kullanıcıları seçebilirsiniz.
5. Hatırlatmanız tekrarlı olacak ise [Tekrarlı] butonuna basarak istediğiniz tekrar sayısını giriniz.
6. [Mesajı Gönder] butonu ile mesaj gönderme işlevini tamamlayabilirsiniz. (Tekrarlama bu işlemden sonra aktif hale gelecektir.)
Arıza-Eksik Bildirimleri Okunması
1. Yönetim Paneline giriniz.
2. Ekranın sağ tarafındaki [Mesajlar] bölümünü tıklayınız.
3. Gelen Mesajları seçiniz.
4. Gönderim tarihi bakımından yeniden eskiye sıralanan mesajlardan, yanında Arıza-Eksik Bildirimi yazanlar bu kategoriye girmektedir. Üzerini tıklayarak detaylandırabilirsiniz.
Oda Servisi İsteklerinin Okunması
1. Yönetim Paneline giriniz.
2. Ekranın sağ tarafındaki [Mesajlar] bölümünü tıklayınız.
3. Gelen Mesajları seçiniz.
4. Gönderim tarihi bakımından yeniden eskiye sıralanan mesajlardan, yanında Oda Servisi yazanlar bu kategoriye girmektedir. Üzerini tıklayarak detaylandırabilirsiniz.
Not: Arıza eksik bildirimi ve Oda servisleri modülleri otomatik olarak cevaplanmaktadır. Farklı bir cevap vermek için MESAJLAR başlığı altındaki GİDEN MESAJ bölümünü kullanınız.
HALKLA İLİŞKİLER DEPARTMANI KULLANICILARI
Anket yöneticisi, müşteriye yapılacak olan anketleri hazırlamak ve seçtiği kullanıcılara gönderimini gerçekleştirmek konusunda yetkiye sahiptir. Aynı zamanda Acente kullanıcısının görmesini istediği anketlere onay verilip vermeyeceğini de ayarlarken, anket modülü ile ilgili tüm raporlamalarda yetkilidir. Bu yetki düzeyini otel içerisindeki halkla ilişkiler sorumlusunun kullanması uygundur.
Halkla İlişkiler Departmanı Kullanıcısının Sisteme Girişi:
1. Browser’a size verilen web adresini giriniz.
2. Kullanıcı Adı bölümüne halklailişkiler yazın.
3. Şifre bölümüne sistem yöneticinizin verdiği şifreyi girin.
4. [Giriş] butonuna tıklayın.
Anket Hazırlamak ve Göndermek:
1. Ana sayfada bulunan [Anketler] seçeneğini tıklayın.
2. Çıkan sayfadaki [Anket Hazırla] butonuna tıklayın.
3. Çıkan penceredeki Anket İsmi bölümünden anketinize bir isim verin.
4. [Yeni Soru] seçeneğini tıklayın.
5. Göndermek istediğiniz soruyu yazın
6. Mobil kullanıcısının seçmesini istediğiniz cevapları alt alta yazın.
7. İstediğiniz sayıdaki sorularınızı hazırladıktan sonra [Anketi Gönder] butonuna basın.
8. Göndermek istediğiniz oda numarasını yazın veya göndermek istediğiniz mobil kullanıcı grubunu seçin
9. Onay verdiğinizde anketiniz gönderilecektir.
Anketlerin Sonuçlarının Okunması
1. Ana sayfada bulunan [Anketler] seçeneğini tıklayın.
2. Çıkan sayfadaki [Anket Oku] butonuna tıklayın.
3. Çıkan pencereden anket ismini seçin
4. Gönderdiğiniz kullanıcılar listelenecek.
5. Listeden sonuçlarını görmek istediğiniz kullanıcıları işaretleyin.
6. [Sonuç Göster] butonuna basarak sonuçlara ulaşabilirsiniz.
ACENTE YÖNETİCİSİ
Acente yöneticisi sadece kendi otelinin müşterilerine, tur vb. satışları yapabilmek için resimli mesajlar gönderir ve uygulama yöneticisi ile birlikte müşterinin göndereceği cevabı da alır. Gönderilen mesajlar ve gelen cevapların içeriğinden oluşan raporları da görme yetkisine sahiptir.
Acente Kullanıcısının Sisteme Girişi:
1. Browser’a size verilen web adresini giriniz.
2. Kullanıcı Adı bölümüne acente yazın.
3. Şifre bölümüne sistem yöneticisinin verdiği şifreyi girin.
4. [Giriş] butonuna tıklayın.
Yeni Duyuru Yaratmak ve Göndermek:
1. Ana Sayfadan [Acente] bölümüne girin.
2. [Duyuru Oluştur] butonuna tıklayın.
3. Çıkan pencereye göndermek istediğiniz mesajı yazın.
4. Göndereceğiniz oda numaralarını veya grupları seçin.
5. [Duyuru Gönder] butonuna tıklayın
BAKIM
Sistemin detaylı bir bakım ihtiyacı bulunmamaktadır. Kullanılmayan verilerin silinmesi, sistemin sağlıklı ve hızlı çalışması için önemlidir.